Cómo preparar un resumen de abastecimiento en China: una lista de verificación práctica

Una consulta de abastecimiento es más fácil de evaluar cuando describe el producto, las expectativas comerciales y el destino previsto en un solo lugar. Se debe utilizar el mismo informe para cada proveedor de modo que las diferencias entre las cotizaciones reflejen la oferta, en lugar de diferentes interpretaciones de la solicitud.

¿Qué debería incluir un informe de abastecimiento de China?

Como mínimo, incluya una descripción del producto, materiales o especificaciones, cantidad esperada del pedido, mercado de destino, presupuesto objetivo, plazo de entrega y cualquier requisito de cumplimiento o embalaje. Las fotografías de referencia ayudan a comunicar la apariencia, pero deben acompañar a especificaciones mensurables.

• Producto: describir el uso previsto, materiales, dimensiones, acabado y desempeño requerido.
• Cantidad: Indique la cantidad del pedido inicial, la cantidad por variante y cualquier pedido repetido esperado. Mantenga las previsiones separadas de los pedidos confirmados.
• Destino: identificar el país donde se venderá o utilizará el producto y el lugar de entrega previsto.
• Presupuesto: especifique la moneda, un rango indicativo y si cubre solo el producto o también el flete y otros costos.
• Momento: explique cuándo se requieren los productos y si el desarrollo del diseño o la aprobación de la muestra deben realizarse primero.

Separe los requisitos esenciales de las preferencias

Etiquetar los requisitos como obligatorios, preferidos o abiertos a alternativas. Un grado de material fijo, un requisito de seguridad aprobado o una dimensión esencial no deben tratarse de la misma manera que un color preferido o un acabado de paquete opcional. Solicite a los proveedores que identifiquen explícitamente cualquier desviación.

Por ejemplo, una consulta sobre embalaje puede especificar las dimensiones internas, los requisitos de carga y el mercado de destino como esenciales, al tiempo que permite a los proveedores proponer acabados alternativos. El escrito debe indicar cómo se revisará una alternativa antes de ser aceptada.

Solicite cotizaciones de forma constante

Solicite a cada proveedor que cotice con la misma revisión de especificaciones, cantidad, alcance del embalaje y base de entrega. Registre el precio unitario, la cantidad mínima de pedido, el costo de la muestra, el costo de las herramientas cuando sea relevante, el tiempo de entrega cotizado, las condiciones de pago y la validez de la cotización. Identificar los artículos excluidos del precio.

Cuando se utilice una regla Incoterms®, especifique la regla, el lugar designado y la edición. El precio de un producto por sí solo no establece el costo total en destino. Es posible que sea necesario evaluar por separado el flete, el seguro, los derechos de importación, los impuestos y los cargos de destino según la transacción. Para definiciones, consulte el Recursos Incoterms de la Cámara de Comercio Internacional.

Identifique los requisitos de cumplimiento antes de realizar el pedido.

Los requisitos varían según el producto y el destino. Especifique las regulaciones o estándares aplicables cuando se conozcan e indique qué informes de prueba, información de etiquetado o documentos de respaldo se revisarán. Se debe verificar el alcance, la cobertura del modelo, la organización emisora ​​y la relevancia para el mercado previsto del documento de un proveedor.

Las declaraciones del proveedor y la aprobación de muestras no establecen por sí mismas el cumplimiento. Los compradores deben confirmar las obligaciones aplicables con las autoridades del mercado pertinentes, asesores calificados u organismos de prueba antes de asumir un compromiso. Por ejemplo, el Recursos comerciales de la Comisión de Seguridad de Productos de Consumo de EE. UU. explicar los requisitos para los productos dentro de su competencia; no son una lista de verificación universal para todos los productos.

Definir puntos de control de muestra y aprobación

Explique qué debe demostrar la muestra, quién la aprobará y cómo se registrarán los comentarios. Distinguir una muestra de material, un prototipo y una muestra de producción cuando estos sirvan para diferentes propósitos. Registre las especificaciones aprobadas y los cambios acordados por escrito.

Una secuencia útil es confirmar la especificación, evaluar las propuestas de los proveedores, aprobar la muestra relevante, acordar los términos de compra y establecer puntos de control de producción o inspección. La secuencia debe adaptarse al producto y proyecto en lugar de tratarse como una garantía de calidad.

¿Cómo puede un socio proveedor utilizar este informe?

Un socio de abastecimiento puede utilizar el informe para identificar proveedores potenciales, solicitar cotizaciones comparables, aclarar desviaciones y coordinar discusiones de muestra. El comprador debe conservar la aprobación de las especificaciones, la selección de proveedores y los compromisos comerciales. El alcance del servicio acordado debe documentar las responsabilidades y cualquier actividad manejada por terceros.

Nuestro servicios de adquisiciones Cubre el abastecimiento y la evaluación de proveedores, la coordinación de pedidos y la planificación de exportaciones. Para empezar, enviar una consulta de abastecimiento con la información actualmente disponible; Los detalles no resueltos se pueden aclarar antes de solicitar cotizaciones.

Preguntas comunes

¿Puedo enviar un resumen antes de que todas las especificaciones sean definitivas?

Sí. Identifique qué detalles quedan sin decidir y si los proveedores pueden sugerir alternativas. Una cotización preliminar debe considerarse indicativa hasta que se confirmen las especificaciones y el alcance relevantes.

¿Debo incluir un precio objetivo?

Un rango de presupuesto puede ayudar a evaluar la viabilidad. Indique la moneda y los elementos de costo incluidos para que el objetivo no se confunda con un precio de entrega o de destino.

¿Las fotografías de referencia son suficientes para obtener una cotización en firme?

Son puntos de partida útiles, pero pueden omitir materiales, dimensiones, tolerancias y requisitos funcionales. Una cotización en firme suele requerir estos detalles y un alcance comercial acordado.