Как подготовить краткое описание поставщиков в Китае: практический контрольный список

Запрос на закупку легче оценить, если он описывает продукт, коммерческие ожидания и предполагаемое место назначения в одном месте. Для каждого поставщика следует использовать одно и то же задание, чтобы различия между предложениями отражали предложение, а не различную интерпретацию запроса.

Что должно включать в себя краткое описание поставщиков в Китае?

Как минимум, укажите описание продукта, материалы или спецификации, ожидаемый объем заказа, рынок назначения, целевой бюджет, сроки доставки и любые требования к упаковке или соответствию. Справочные фотографии помогают передать внешний вид, но они должны сопровождать измеримые характеристики.

• Продукт: опишите предполагаемое использование, материалы, размеры, отделку и требуемые характеристики.
• Количество: укажите начальный объем заказа, количество каждого варианта и ожидаемые повторные заказы. Храните прогнозы отдельно от подтвержденных заказов.
• Пункт назначения: укажите страну, в которой продукт будет продаваться или использоваться, и планируемое место доставки.
• Бюджет: укажите валюту, ориентировочный диапазон и включает ли он только продукт или также расходы на транспортировку и другие расходы.
• Время: объясните, когда требуются продукты и нужно ли сначала разработать дизайн или утвердить образец.

Отделите существенные требования от предпочтений

Обозначьте требования как обязательные, предпочтительные или открытые для альтернатив. Фиксированный сорт материала, утвержденные требования безопасности или основные размеры не должны рассматриваться так же, как предпочтительный цвет или дополнительная отделка упаковки. Попросите поставщиков четко указать любые отклонения.

Например, в запросе на упаковку могут быть указаны важные внутренние размеры, требования к загрузке и рынок назначения, в то же время позволяя поставщикам предлагать альтернативные варианты отделки. В брифе должно быть указано, как альтернатива будет рассматриваться перед ее принятием.

Запрашивайте котировки на постоянной основе

Попросите каждого поставщика указать одну и ту же версию спецификации, количество, объем упаковки и условия поставки. Запишите цену за единицу продукции, минимальный объем заказа, стоимость образца, стоимость оснастки, где это необходимо, указанное время выполнения, условия оплаты и срок действия предложения. Определите позиции, исключенные из цены.

Если используется правило Инкотермс®, укажите это правило, название места и издание. Цена продукта сама по себе не определяет общую стоимость товара. Фрахт, страхование, импортные пошлины, налоги и сборы за пункт назначения могут потребовать отдельной оценки в зависимости от транзакции. Определения см. в Ресурсы Инкотермс Международной торговой палаты.

Определите требования соответствия перед заказом

Требования различаются в зависимости от продукта и пункта назначения. Укажите применимые правила или стандарты, если они известны, и укажите, какие протоколы испытаний, информацию на маркировке или подтверждающие документы будут рассмотрены. Документ поставщика следует проверить на предмет его объема, охвата модели, организации-эмитента и соответствия предполагаемому рынку.

Заявления поставщиков и одобрение образцов сами по себе не подтверждают соответствие. Покупатели должны подтвердить применимые обязательства у соответствующих органов рынка, квалифицированных консультантов или органов тестирования, прежде чем брать на себя обязательства. Например, Бизнес-ресурсы Комиссии по безопасности потребительских товаров США объяснять требования к продукции, входящей в его компетенцию; они не являются универсальным контрольным списком для каждого продукта.

Определите контрольные точки выборки и утверждения

Объясните, что должен демонстрировать образец, кто его одобрит и как будут записываться комментарии. Различайте образец материала, прототип и производственный образец, если они служат разным целям. Зафиксируйте утвержденные спецификации и согласованные изменения в письменной форме.

Полезная последовательность действий — подтвердить спецификацию, оценить предложения поставщиков, утвердить соответствующий образец, согласовать условия закупки и установить контрольные точки производства или проверки. Последовательность следует адаптировать к продукту и проекту, а не рассматривать как гарантию качества.

Как партнер по снабжению может использовать это задание?

Партнер по снабжению может использовать это задание для выявления потенциальных поставщиков, запроса сопоставимых предложений, уточнения отклонений и координации обсуждения образцов. Покупатель должен сохранить одобрение спецификаций, выбора поставщика и коммерческих обязательств. Согласованный объем услуг должен документировать обязанности и любую деятельность, осуществляемую третьими сторонами.

Наш услуги по закупкам охватывают поиск и оценку поставщиков, координацию заказов и планирование экспорта. Для начала отправить запрос на поставку с имеющейся на данный момент информацией; нерешенные детали могут быть уточнены до запроса цен.

Общие вопросы

Могу ли я представить краткое описание до того, как каждая спецификация станет окончательной?

Да. Определите, какие детали остаются нерешенными и могут ли поставщики предложить альтернативы. Предварительное предложение следует рассматривать как ориентировочное до тех пор, пока не будут подтверждены соответствующие спецификации и объем работ.

Должен ли я включать целевую цену?

Диапазон бюджета может помочь оценить осуществимость. Укажите валюту и включенные статьи затрат, чтобы цель не перепуталась с ценой доставки или конечной ценой.

Достаточно ли справочных фотографий для получения точного ценового предложения?

Они являются полезной отправной точкой, но могут не включать материалы, размеры, допуски и функциональные требования. Твердое предложение обычно требует наличия этих деталей и согласованного коммерческого объема.