Como preparar um briefing de sourcing na China: uma lista de verificação prática

Uma consulta de sourcing é mais fácil de avaliar quando descreve o produto, as expectativas comerciais e o destino pretendido em um só lugar. O mesmo resumo deve ser usado para todos os fornecedores, para que as diferenças entre as cotações reflitam a oferta, em vez de diferentes interpretações da solicitação.

O que um resumo de fornecimento da China deve incluir?

No mínimo, inclua uma descrição do produto, materiais ou especificações, quantidade esperada do pedido, mercado de destino, orçamento-alvo, prazo de entrega e quaisquer requisitos de embalagem ou conformidade. Fotografias de referência ajudam a comunicar a aparência, mas devem acompanhar especificações mensuráveis.

• Produto: descrever o uso pretendido, materiais, dimensões, acabamento e desempenho exigido.
• Quantidade: indique a quantidade do pedido inicial, a quantidade por variante e quaisquer pedidos repetidos esperados. Mantenha as previsões separadas dos pedidos confirmados.
• Destino: identificar o país onde o produto será vendido ou utilizado e o local de entrega planejado.
• Orçamento: especificar a moeda, uma faixa indicativa e se cobre apenas o produto ou também frete e outros custos.
• Tempo: explique quando os produtos são necessários e se o desenvolvimento do projeto ou a aprovação da amostra devem acontecer primeiro.

Separe os requisitos essenciais das preferências

Rotule os requisitos como obrigatórios, preferenciais ou abertos a alternativas. Um tipo de material fixo, um requisito de segurança aprovado ou uma dimensão essencial não devem ser tratados da mesma forma que uma cor preferida ou um acabamento de embalagem opcional. Peça aos fornecedores que identifiquem explicitamente quaisquer desvios.

Por exemplo, uma consulta sobre embalagens pode especificar as dimensões internas, os requisitos de carga e o mercado de destino como essenciais, ao mesmo tempo que permite aos fornecedores propor acabamentos alternativos. O resumo deve indicar como uma alternativa será analisada antes de ser aceita.

Solicite cotações de forma consistente

Peça a cada fornecedor que faça uma cotação com base na mesma revisão de especificação, quantidade, escopo de embalagem e base de entrega. Registre o preço unitário, a quantidade mínima do pedido, o custo da amostra, o custo do ferramental quando relevante, o prazo de entrega cotado, as condições de pagamento e a validade da cotação. Identifique os itens excluídos do preço.

Quando for utilizada uma regra Incoterms®, especifique a regra, o local nomeado e a edição. O preço do produto por si só não estabelece o custo total no destino. Frete, seguro, taxas de importação, impostos e encargos de destino podem precisar de avaliação separada dependendo da transação. Para definições, consulte o Recursos Incoterms da Câmara de Comércio Internacional.

Identifique os requisitos de conformidade antes de fazer o pedido

Os requisitos variam de acordo com o produto e o destino. Especifique os regulamentos ou padrões aplicáveis, quando conhecidos, e indique quais relatórios de testes, informações de rotulagem ou documentos de apoio serão revisados. O documento de um fornecedor deve ser verificado quanto ao seu escopo, cobertura do modelo, organização emissora e relevância para o mercado pretendido.

As declarações do fornecedor e a aprovação de amostras não estabelecem, por si só, conformidade. Os compradores devem confirmar as obrigações aplicáveis ​​com as autoridades de mercado relevantes, consultores qualificados ou organismos de teste antes de assumirem um compromisso. Por exemplo, o Recursos comerciais da Comissão de Segurança de Produtos de Consumo dos EUA explicar os requisitos para produtos dentro de sua competência; eles não são uma lista de verificação universal para todos os produtos.

Definir pontos de verificação de amostra e aprovação

Explique o que a amostra deve demonstrar, quem irá aprová-la e como os comentários serão registrados. Distinguir uma amostra de material, um protótipo e uma amostra de produção quando estas servem a propósitos diferentes. Registre as especificações aprovadas e as alterações acordadas por escrito.

Uma sequência útil é confirmar a especificação, avaliar as propostas do fornecedor, aprovar a amostra relevante, acordar os termos de compra e estabelecer pontos de verificação de produção ou inspeção. A sequência deve ser adaptada ao produto e ao projeto e não tratada como garantia de qualidade.

Como um parceiro de sourcing pode usar esse briefing?

Um parceiro de sourcing pode usar o briefing para identificar potenciais fornecedores, solicitar cotações comparáveis, esclarecer desvios e coordenar discussões de amostras. O comprador deve manter a aprovação das especificações, seleção de fornecedores e compromissos comerciais. O escopo do serviço acordado deve documentar as responsabilidades e quaisquer atividades realizadas por terceiros.

Nosso serviços de aquisição abrangem a obtenção e avaliação de fornecedores, coordenação de pedidos e planejamento de exportação. Para começar, enviar uma consulta de fornecimento com as informações atualmente disponíveis; detalhes não resolvidos podem ser esclarecidos antes que as cotações sejam solicitadas.

Perguntas comuns

Posso enviar um resumo antes de cada especificação ser finalizada?

Sim. Identifique quais detalhes permanecem indecisos e se os fornecedores podem sugerir alternativas. Uma cotação preliminar deve ser tratada como indicativa até que a especificação e o escopo relevantes sejam confirmados.

Devo incluir um preço-alvo?

Uma faixa de orçamento pode ajudar a avaliar a viabilidade. Indique a moeda e os itens de custo incluídos para que o objetivo não seja confundido com um preço entregue ou no destino.

As fotografias de referência são suficientes para obter um orçamento firme?

São pontos de partida úteis, mas podem omitir materiais, dimensões, tolerâncias e requisitos funcionais. Uma cotação firme geralmente requer esses detalhes e um escopo comercial acordado.