Hoe u een sourcingbrief voor China kunt opstellen: een praktische checklist

Een inkooponderzoek is gemakkelijker te beoordelen als het product, de commerciële verwachtingen en de beoogde bestemming op één plek worden beschreven. Voor elke leverancier moet dezelfde opdracht worden gebruikt, zodat verschillen tussen offertes het aanbod weerspiegelen, en niet verschillende interpretaties van de aanvraag.

Wat moet een sourcing-opdracht voor China bevatten?

Vermeld minimaal een productbeschrijving, materialen of specificaties, verwachte bestelhoeveelheid, bestemmingsmarkt, doelbudget, leveringstermijn en eventuele verpakkings- of nalevingsvereisten. Referentiefoto's helpen het uiterlijk te communiceren, maar ze moeten meetbare specificaties vergezellen.

• Product: beschrijf het beoogde gebruik, de materialen, de afmetingen, de afwerking en de vereiste prestaties.
• Hoeveelheid: vermeld een initiële bestelhoeveelheid, aantal per variant en eventuele verwachte vervolgbestellingen. Houd prognoses gescheiden van bevestigde bestellingen.
• Bestemming: identificeer het land waar het product zal worden verkocht of gebruikt en de geplande leveringslocatie.
• Begroting: specificeer de valuta, een indicatief bereik en of dit alleen het product dekt of ook vracht- en andere kosten.
• Tijdstip: leg uit wanneer de producten nodig zijn en of er eerst ontwerpontwikkeling of monstergoedkeuring moet plaatsvinden.

Scheid essentiële vereisten van voorkeuren

Label vereisten als verplicht, geprefereerd of open voor alternatieven. Een vaste materiaalkwaliteit, goedgekeurde veiligheidsvereiste of essentiële afmeting mag niet op dezelfde manier worden behandeld als een voorkeurskleur of optionele pakketafwerking. Vraag leveranciers eventuele afwijkingen expliciet te benoemen.

Bij een aanvraag voor verpakkingen kunnen bijvoorbeeld de interne afmetingen, de belastingsvereisten en de bestemmingsmarkt als essentieel worden gespecificeerd, terwijl leveranciers alternatieve afwerkingen kunnen voorstellen. In de opdracht moet worden vermeld hoe een alternatief zal worden beoordeeld voordat het wordt geaccepteerd.

Vraag regelmatig offertes aan

Vraag elke leverancier om een offerte uit te brengen op basis van dezelfde specificatieherziening, hoeveelheid, verpakkingsomvang en leveringsbasis. Registreer de eenheidsprijs, de minimale bestelhoeveelheid, de monsterkosten, de gereedschapskosten indien relevant, de opgegeven doorlooptijd, de betalingsvoorwaarden en de geldigheid van de offerte. Identificeer items die zijn uitgesloten van de prijs.

Wanneer een Incoterms®-regel wordt gebruikt, specificeer dan de regel, de genoemde plaats en editie. Een productprijs alleen bepaalt niet de totale landkosten. Afhankelijk van de transactie kunnen vrachtkosten, verzekeringen, invoerrechten, belastingen en bestemmingskosten afzonderlijk worden beoordeeld. Voor definities, raadpleeg de Incoterms-bronnen van de Internationale Kamer van Koophandel.

Identificeer nalevingsvereisten voordat u bestelt

Vereisten variëren per product en bestemming. Specificeer toepasselijke regelgeving of standaarden, indien bekend, en geef aan welke testrapporten, etiketteringsinformatie of ondersteunende documenten zullen worden beoordeeld. Het document van een leverancier moet worden gecontroleerd op reikwijdte, modeldekking, organisatie van uitgifte en relevantie voor de beoogde markt.

Leveranciersverklaringen en monstergoedkeuring vormen op zichzelf geen bewijs van naleving. Kopers moeten de toepasselijke verplichtingen bevestigen bij de relevante marktautoriteiten, gekwalificeerde adviseurs of testinstanties voordat zij een verbintenis aangaan. Bijvoorbeeld de Bedrijfsbronnen van de Amerikaanse Consumer Product Safety Commission vereisten uitleggen voor producten die onder zijn bevoegdheid vallen; het is geen universele checklist voor elk product.

Definieer monster- en goedkeuringscontrolepunten

Leg uit wat het monster moet aantonen, wie het zal goedkeuren en hoe commentaar zal worden vastgelegd. Maak onderscheid tussen een materiaalmonster, prototype en productiemonster als deze verschillende doeleinden dienen. Leg goedgekeurde specificaties en overeengekomen wijzigingen schriftelijk vast.

Een nuttige volgorde is het bevestigen van de specificatie, het beoordelen van leveranciersvoorstellen, het goedkeuren van het relevante monster, het overeenkomen van de aankoopvoorwaarden en het vaststellen van productie- of inspectiecontrolepunten. De volgorde moet worden aangepast aan het product en het project en niet worden beschouwd als een garantie voor kwaliteit.

Hoe kan een sourcingpartner deze opdracht gebruiken?

Een sourcingpartner kan de opdracht gebruiken om potentiële leveranciers te identificeren, vergelijkbare offertes op te vragen, afwijkingen te verduidelijken en voorbeeldgesprekken te coördineren. De koper moet de goedkeuring behouden over specificaties, leveranciersselectie en commerciële verplichtingen. De overeengekomen servicescope moet de verantwoordelijkheden en eventuele activiteiten van derden documenteren.

Onze inkoop diensten omvatten de inkoop en evaluatie van leveranciers, ordercoördinatie en exportplanning. Om te beginnen, een brononderzoek indienen met de momenteel beschikbare informatie; onopgeloste details kunnen worden opgehelderd voordat offertes worden aangevraagd.

Veelgestelde vragen

Kan ik een briefing indienen voordat elke specificatie definitief is?

Ja. Identificeer welke details onbeslist blijven en of leveranciers alternatieven kunnen voorstellen. Een voorlopige offerte moet als indicatief worden beschouwd totdat de relevante specificatie en reikwijdte zijn bevestigd.

Moet ik een richtprijs vermelden?

Een budgetbereik kan helpen bij het beoordelen van de haalbaarheid. Vermeld de valuta en de inbegrepen kostenposten, zodat het doel niet wordt verward met een geleverde of gelande prijs.

Zijn referentiefoto's voldoende om een ​​vaste offerte te verkrijgen?

Het zijn nuttige uitgangspunten, maar er kunnen materialen, afmetingen, toleranties en functionele eisen achterwege worden gelaten. Een vaste offerte vereist doorgaans deze details en een overeengekomen commerciële omvang.