Come preparare un brief sul sourcing in Cina: una checklist pratica

Una richiesta di approvvigionamento è più facile da valutare quando descrive il prodotto, le aspettative commerciali e la destinazione prevista in un unico luogo. Dovrebbe essere utilizzato lo stesso brief per ogni fornitore in modo che le differenze tra i preventivi riflettano l'offerta, piuttosto che le diverse interpretazioni della richiesta.

Cosa dovrebbe includere un brief di sourcing in Cina?

Come minimo, includere una descrizione del prodotto, materiali o specifiche, quantità prevista dell'ordine, mercato di destinazione, budget target, tempi di consegna ed eventuali requisiti di imballaggio o conformità. Le fotografie di riferimento aiutano a comunicare l'aspetto, ma dovrebbero accompagnare specifiche misurabili.

• Prodotto: descrivere la destinazione d'uso, i materiali, le dimensioni, la finitura e le prestazioni richieste.
• Quantità: indicare la quantità dell'ordine iniziale, la quantità per variante e gli eventuali ordini ripetuti previsti. Mantieni le previsioni separate dagli ordini confermati.
• Destinazione: identificare il paese in cui il prodotto verrà venduto o utilizzato e il luogo di consegna previsto.
• Bilancio: specificare la valuta, un intervallo indicativo e se copre il solo prodotto o anche il trasporto e altri costi.
• Tempi: spiegare quando i prodotti sono richiesti e se deve avvenire prima lo sviluppo del progetto o l'approvazione del campione.

Separare i requisiti essenziali dalle preferenze

Requisiti dell'etichetta come obbligatori, preferiti o aperti ad alternative. Un tipo di materiale fisso, un requisito di sicurezza approvato o una dimensione essenziale non devono essere trattati allo stesso modo di un colore preferito o di una finitura opzionale della confezione. Chiedere ai fornitori di identificare esplicitamente eventuali deviazioni.

Ad esempio, una richiesta per un imballaggio può specificare come essenziali le dimensioni interne, i requisiti di carico e il mercato di destinazione, consentendo al tempo stesso ai fornitori di proporre finiture alternative. Il brief dovrebbe indicare come verrà esaminata un'alternativa prima di essere accettata.

Richiedi preventivi su base costante

Chiedi a ciascun fornitore di quotare in base alla stessa revisione delle specifiche, quantità, ambito di imballaggio e base di consegna. Registrare il prezzo unitario, la quantità minima dell'ordine, il costo del campione, il costo degli utensili ove pertinente, i tempi di consegna preventivati, i termini di pagamento e la validità del preventivo. Identificare gli articoli esclusi dal prezzo.

Laddove venga utilizzata una regola Incoterms®, specificare la regola, il luogo indicato e l'edizione. Il prezzo del prodotto da solo non stabilisce il costo totale allo sbarco. Il trasporto, l'assicurazione, i dazi all'importazione, le tasse e le spese di destinazione potrebbero richiedere una valutazione separata a seconda della transazione. Per le definizioni consultare il Risorse Incoterms della Camera di Commercio Internazionale.

Identificare i requisiti di conformità prima di ordinare

I requisiti variano in base al prodotto e alla destinazione. Specificare le normative o gli standard applicabili quando noti e indicare quali rapporti di prova, informazioni sull'etichettatura o documenti di supporto verranno esaminati. Il documento di un fornitore dovrebbe essere controllato per quanto riguarda l’ambito, la copertura del modello, l’organizzazione emittente e la rilevanza per il mercato previsto.

Le dichiarazioni dei fornitori e l'approvazione dei campioni non stabiliscono di per sé la conformità. Gli acquirenti dovrebbero confermare gli obblighi applicabili con le autorità di mercato competenti, consulenti qualificati o organismi di prova prima di assumere un impegno. Ad esempio, il Risorse aziendali della Consumer Product Safety Commission degli Stati Uniti spiegare i requisiti per i prodotti di sua competenza; non sono una lista di controllo universale per ogni prodotto.

Definire i punti di controllo del campione e dell'approvazione

Spiegare cosa deve dimostrare il campione, chi lo approverà e come verranno registrati i commenti. Distinguere un campione di materiale, un prototipo e un campione di produzione laddove questi servono a scopi diversi. Registrare per iscritto le specifiche approvate e le modifiche concordate.

Una sequenza utile è confermare le specifiche, valutare le proposte dei fornitori, approvare il campione pertinente, concordare i termini di acquisto e stabilire punti di controllo di produzione o ispezione. La sequenza dovrebbe essere adattata al prodotto e al progetto piuttosto che trattata come una garanzia di qualità.

Come può un partner di sourcing utilizzare questo brief?

Un partner di sourcing può utilizzare il brief per identificare potenziali fornitori, richiedere preventivi comparabili, chiarire deviazioni e coordinare discussioni campione. L'acquirente dovrebbe mantenere l'approvazione sulle specifiche, sulla selezione dei fornitori e sugli impegni commerciali. L'ambito del servizio concordato dovrebbe documentare le responsabilità e qualsiasi attività gestita da terzi.

Il nostro servizi di appalto coprire l'approvvigionamento e la valutazione dei fornitori, il coordinamento degli ordini e la pianificazione delle esportazioni. Per iniziare, inviare una richiesta di approvvigionamento con le informazioni attualmente disponibili; i dettagli irrisolti possono essere chiariti prima che vengano richiesti i preventivi.

Domande comuni

Posso inviare un brief prima che ogni specifica sia definitiva?

Sì. Identificare quali dettagli rimangono indecisi e se i fornitori possono suggerire alternative. Un preventivo preliminare deve essere considerato indicativo fino alla conferma delle specifiche e della portata pertinenti.

Dovrei includere un prezzo indicativo?

Un intervallo di budget può aiutare a valutare la fattibilità. Indica la valuta e le voci di costo incluse in modo che l'obiettivo non venga confuso con un prezzo consegnato o sbarcato.

Sono sufficienti le fotografie di riferimento per ottenere un preventivo definitivo?

Sono utili punti di partenza, ma possono omettere materiali, dimensioni, tolleranze e requisiti funzionali. Un preventivo fisso di solito richiede questi dettagli e un ambito commerciale concordato.