Comment préparer un brief de sourcing en Chine : une liste de contrôle pratique

Une demande de sourcing est plus facile à évaluer lorsqu'elle décrit le produit, les attentes commerciales et la destination prévue en un seul endroit. Le même brief doit être utilisé pour chaque fournisseur afin que les différences entre les offres reflètent l'offre, plutôt que des interprétations différentes de la demande.

Que doit inclure un brief d’approvisionnement en Chine ?

Au minimum, incluez une description du produit, les matériaux ou les spécifications, la quantité de commande prévue, le marché de destination, le budget cible, le délai de livraison et toute exigence d'emballage ou de conformité. Les photographies de référence aident à communiquer l'apparence, mais elles doivent accompagner des spécifications mesurables.

• Produit : décrire l'utilisation prévue, les matériaux, les dimensions, la finition et les performances requises.
• Quantité : indiquer une quantité de commande initiale, une quantité par variante et toutes les commandes répétées attendues. Séparez les prévisions des commandes confirmées.
• Destination : identifier le pays où le produit sera vendu ou utilisé et le lieu de livraison prévu.
• Budget : préciser la devise, une fourchette indicative et si elle couvre le produit seul ou également le fret et autres frais.
• Calendrier : expliquer quand les produits sont requis et si le développement de la conception ou l'approbation des échantillons doit avoir lieu en premier.

Séparer les exigences essentielles des préférences

Exigences d’étiquetage comme étant obligatoires, privilégiées ou ouvertes à des alternatives. Une qualité de matériau fixe, une exigence de sécurité approuvée ou une dimension essentielle ne doivent pas être traitées de la même manière qu'une couleur préférée ou une finition d'emballage en option. Demandez aux fournisseurs d’identifier explicitement tout écart.

Par exemple, une demande d'emballage peut préciser que les dimensions internes, les exigences de charge et le marché de destination sont essentiels, tout en permettant aux fournisseurs de proposer des finitions alternatives. Le dossier doit indiquer comment une alternative sera examinée avant d'être acceptée.

Demander des devis de manière cohérente

Demandez à chaque fournisseur de proposer un devis en fonction de la même révision des spécifications, de la même quantité, de la même étendue d'emballage et de la même base de livraison. Enregistrez le prix unitaire, la quantité minimum de commande, le coût de l'échantillon, le coût de l'outillage le cas échéant, le délai de livraison indiqué, les conditions de paiement et la validité du devis. Identifiez les articles exclus du prix.

Lorsqu'une règle Incoterms® est utilisée, précisez la règle, le lieu nommé et l'édition. Le prix d’un produit à lui seul ne permet pas d’établir le coût total au débarquement. Le transport, l'assurance, les droits d'importation, les taxes et les frais de destination peuvent nécessiter une évaluation distincte en fonction de la transaction. Pour les définitions, consultez le Ressources Incoterms de la Chambre de Commerce Internationale.

Identifier les exigences de conformité avant de commander

Les exigences varient selon le produit et la destination. Préciser les réglementations ou normes applicables lorsqu'elles sont connues, et indiquer quels rapports d'essai, informations d'étiquetage ou documents justificatifs seront examinés. Le document d’un fournisseur doit être vérifié pour sa portée, sa couverture de modèle, son organisation émettrice et sa pertinence par rapport au marché visé.

Les déclarations des fournisseurs et l’approbation des échantillons n’établissent pas en elles-mêmes la conformité. Les acheteurs doivent confirmer les obligations applicables auprès des autorités de marché compétentes, des conseillers qualifiés ou des organismes de contrôle avant de s'engager. Par exemple, le Ressources commerciales de la Commission américaine de sécurité des produits de consommation expliquer les exigences relatives aux produits relevant de sa compétence ; il ne s’agit pas d’une liste de contrôle universelle pour chaque produit.

Définir les points de contrôle d'échantillonnage et d'approbation

Expliquez ce que l'échantillon doit démontrer, qui l'approuvera et comment les commentaires seront enregistrés. Distinguer un échantillon de matériau, un prototype et un échantillon de production lorsque ceux-ci servent à des fins différentes. Enregistrer les spécifications approuvées et les modifications convenues par écrit.

Une séquence utile consiste à confirmer les spécifications, à évaluer les propositions des fournisseurs, à approuver l'échantillon concerné, à convenir des conditions d'achat et à établir des points de contrôle de production ou d'inspection. La séquence doit être adaptée au produit et au projet plutôt que traitée comme un gage de qualité.

Comment un partenaire sourcing peut-il utiliser ce brief ?

Un partenaire d'approvisionnement peut utiliser le brief pour identifier des fournisseurs potentiels, demander des devis comparables, clarifier les écarts et coordonner des exemples de discussions. L'acheteur doit conserver son approbation sur les spécifications, la sélection des fournisseurs et les engagements commerciaux. L’étendue du service convenue doit documenter les responsabilités et toutes les activités gérées par des tiers.

Notre services d'approvisionnement couvrir l’approvisionnement et l’évaluation des fournisseurs, la coordination des commandes et la planification des exportations. Pour commencer, soumettre une demande d'approvisionnement avec les informations actuellement disponibles ; les détails non résolus peuvent être clarifiés avant que des devis ne soient demandés.

Questions courantes

Puis-je soumettre un mémoire avant que chaque spécification ne soit définitive ?

Oui. Identifiez les détails qui restent indécis et si les fournisseurs peuvent suggérer des alternatives. Une offre préliminaire doit être considérée comme indicative jusqu'à ce que les spécifications et la portée pertinentes soient confirmées.

Dois-je inclure un prix indicatif ?

Une fourchette budgétaire peut aider à évaluer la faisabilité. Indiquez la devise et les éléments de coût inclus afin que l'objectif ne soit pas confondu avec un prix livré ou débarqué.

Les photographies de référence suffisent-elles pour obtenir un devis ferme ?

Ils constituent des points de départ utiles, mais peuvent omettre des matériaux, des dimensions, des tolérances et des exigences fonctionnelles. Un devis ferme nécessite généralement ces détails et une portée commerciale convenue.