So erstellen Sie eine Beschaffungsbeschreibung für China: eine praktische Checkliste

Eine Beschaffungsanfrage lässt sich leichter bewerten, wenn sie das Produkt, die kommerziellen Erwartungen und den beabsichtigten Bestimmungsort an einer Stelle beschreibt. Für jeden Lieferanten sollte das gleiche Briefing verwendet werden, damit Unterschiede zwischen Angeboten das Angebot widerspiegeln und nicht unterschiedliche Interpretationen der Anfrage.

Was sollte ein China-Sourcing-Briefing beinhalten?

Geben Sie mindestens eine Produktbeschreibung, Materialien oder Spezifikationen, die erwartete Bestellmenge, den Zielmarkt, das Zielbudget, den Lieferzeitrahmen und etwaige Verpackungs- oder Compliance-Anforderungen an. Referenzfotos helfen dabei, das Erscheinungsbild zu vermitteln, sollten jedoch messbare Spezifikationen begleiten.

• Produkt: Beschreiben Sie den Verwendungszweck, die Materialien, die Abmessungen, die Verarbeitung und die erforderliche Leistung.
• Menge: Geben Sie eine Erstbestellmenge, eine Menge pro Variante und etwaige erwartete Nachbestellungen an. Halten Sie Prognosen getrennt von bestätigten Bestellungen.
• Ziel: Geben Sie das Land an, in dem das Produkt verkauft oder verwendet wird, und den geplanten Lieferort.
• Budget: Geben Sie die Währung, einen Richtwert und die Angabe an, ob das Produkt allein oder auch Fracht- und andere Kosten abgedeckt sind.
• Zeitpunkt: Erklären Sie, wann die Produkte benötigt werden und ob zuerst die Designentwicklung oder die Musterfreigabe erfolgen muss.

Trennen Sie wesentliche Anforderungen von Präferenzen

Kennzeichnen Sie Anforderungen als obligatorisch, bevorzugt oder offen für Alternativen. Eine feste Materialqualität, eine genehmigte Sicherheitsanforderung oder eine wesentliche Abmessung sollte nicht auf die gleiche Weise behandelt werden wie eine bevorzugte Farbe oder eine optionale Verpackungsoberfläche. Bitten Sie Lieferanten, etwaige Abweichungen explizit zu kennzeichnen.

Bei einer Verpackungsanfrage können beispielsweise die Innenabmessungen, die Beladungsanforderungen und der Zielmarkt als wesentlich angegeben werden, während den Lieferanten die Möglichkeit gegeben wird, alternative Ausführungen vorzuschlagen. Im Briefing sollte dargelegt werden, wie eine Alternative geprüft wird, bevor sie angenommen wird.

Fordern Sie regelmäßig Angebote an

Bitten Sie jeden Lieferanten, ein Angebot mit derselben Spezifikationsrevision, derselben Menge, demselben Verpackungsumfang und derselben Lieferbasis abzugeben. Erfassen Sie den Stückpreis, die Mindestbestellmenge, die Musterkosten, gegebenenfalls die Werkzeugkosten, die angegebene Lieferzeit, die Zahlungsbedingungen und die Angebotsgültigkeit. Identifizieren Sie Artikel, die vom Preis ausgeschlossen sind.

Wenn eine Incoterms®-Regel verwendet wird, geben Sie die Regel, den benannten Ort und die Ausgabe an. Ein Produktpreis allein bestimmt nicht die Gesamteinstandskosten. Fracht, Versicherung, Einfuhrzölle, Steuern und Bestimmungsgebühren müssen je nach Transaktion möglicherweise gesondert veranschlagt werden. Definitionen finden Sie im Incoterms-Ressourcen der Internationalen Handelskammer.

Identifizieren Sie Compliance-Anforderungen vor der Bestellung

Die Anforderungen variieren je nach Produkt und Zielort. Geben Sie geltende Vorschriften oder Standards an, sofern bekannt, und geben Sie an, welche Prüfberichte, Kennzeichnungsinformationen oder unterstützenden Dokumente überprüft werden. Das Dokument eines Lieferanten sollte auf Umfang, Modellabdeckung, ausstellende Organisation und Relevanz für den beabsichtigten Markt überprüft werden.

Lieferantenerklärungen und Musterfreigaben allein stellen keine Konformität dar. Käufer sollten die geltenden Verpflichtungen bei den zuständigen Marktbehörden, qualifizierten Beratern oder Prüfstellen bestätigen, bevor sie eine Verpflichtung eingehen. Zum Beispiel die Geschäftsressourcen der U.S. Consumer Product Safety Commission Anforderungen an Produkte in seinem Zuständigkeitsbereich erläutern; Sie sind keine universelle Checkliste für jedes Produkt.

Definieren Sie Muster- und Genehmigungskontrollpunkte

Erklären Sie, was die Probe nachweisen muss, wer sie genehmigt und wie Kommentare aufgezeichnet werden. Unterscheiden Sie zwischen Materialmuster, Prototyp und Produktionsmuster, wenn diese unterschiedlichen Zwecken dienen. Halten Sie genehmigte Spezifikationen und vereinbarte Änderungen schriftlich fest.

Eine sinnvolle Abfolge besteht darin, die Spezifikation zu bestätigen, Lieferantenvorschläge zu bewerten, das entsprechende Muster zu genehmigen, die Einkaufsbedingungen zu vereinbaren und Produktions- oder Inspektionskontrollpunkte festzulegen. Der Ablauf sollte an das Produkt und Projekt angepasst werden und nicht als Qualitätsgarantie betrachtet werden.

Wie kann ein Beschaffungspartner dieses Briefing nutzen?

Ein Beschaffungspartner kann das Briefing nutzen, um potenzielle Lieferanten zu identifizieren, vergleichbare Angebote anzufordern, Abweichungen zu klären und Mustergespräche zu koordinieren. Der Käufer sollte die Zustimmung zu Spezifikationen, Lieferantenauswahl und kommerziellen Verpflichtungen behalten. Der vereinbarte Leistungsumfang sollte die Verantwortlichkeiten und die von Dritten durchgeführten Tätigkeiten dokumentieren.

Unser Beschaffungsdienstleistungen umfassen Lieferantenbeschaffung und -bewertung, Auftragskoordination und Exportplanung. Um zu beginnen, eine Beschaffungsanfrage einreichen mit den aktuell verfügbaren Informationen; Offene Details können vor der Angebotsanfrage geklärt werden.

Häufige Fragen

Kann ich einen Brief einreichen, bevor jede Spezifikation endgültig ist?

Ja. Identifizieren Sie, welche Details noch offen sind und ob Lieferanten Alternativen vorschlagen können. Ein vorläufiges Angebot sollte als Richtpreis betrachtet werden, bis die entsprechende Spezifikation und der Umfang bestätigt sind.

Sollte ich einen Zielpreis angeben?

Eine Budgetspanne kann bei der Beurteilung der Machbarkeit hilfreich sein. Geben Sie die Währung und die enthaltenen Kostenpositionen an, damit das Ziel nicht mit einem gelieferten oder eingekauften Preis verwechselt wird.

Reichen Referenzfotos aus, um ein verbindliches Angebot einzuholen?

Sie sind nützliche Ausgangspunkte, können jedoch Materialien, Abmessungen, Toleranzen und funktionale Anforderungen außer Acht lassen. Für ein verbindliches Angebot sind in der Regel diese Angaben und ein vereinbarter kaufmännischer Umfang erforderlich.